Personvernpolicy for Coop


Formålet med personopplysningsloven er blant annet å beskytte den enkeltes personvern. Coops Personvernpolicy skal, i likhet med loven, bidra til at personopplysninger blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn, herunder behovet for personlig integritet, privatlivets fred og tilstrekkelig kvalitet på de lagrede personopplysningene. Vår policy omfatter både innsamlingen av personopplysninger og den senere bruken av disse. Du skal til enhver tid ha oversikt over de opplysningene vi har om deg og ha anledning til å reservere deg i henhold til gjeldende lovgivning. Coop skal behandle alle opplysninger på den måten som er beskrevet i personvernpolicyen, i henhold til fullmakten du gir oss og innenfor lovgivningen. Integritet og ærlighet er grunnpilarer i Coops virksomhet. Du er vår viktigste ressurs og vi vil at du skal være tilfreds med den måten vi behandler personopplysninger.

Behandlingsansvarlig

Samvirkelagenes fellesorganisasjon Coop Norge SA, har ansvaret og er behandlings-ansvarlig for Coops medlemsopplysninger. Det heleide datterselskapet Coop Norge Handel AS er databehandler og er det selskapet som i henhold til inngått databehandleravtale faktisk forestår behandlingen av medlemsopplysninger. De personopplysningene som er registrert om deg blir følgelig behandlet i Coop Norge Handel AS, i tillegg til det samvirkelaget du har meldt deg inn i.

Hvilke opplysninger registreres om deg?

a) Gjennom medlemskap i Coop
Ved tegning av medlemskap registrerer vi blant annet navn, adresse, telefonnummer og fødselsnummer. Disse opplysningene knyttes til det samvirkelag du melder deg inn i. Samtidig opprettes det en rammeavtale for plassering av andelsinnskudd og eventuelt andre innskudd. Dette er nødvendig blant annet for å kunne sende deg årsoppgave over dine kontoer hos oss og for å kunne registrere løpende innskudd/uttak.
I tillegg blir det registrert opplysninger om medlemskortet, konkrete kjøpsopplysninger ved handel i Coops butikker og kjøpeutbytte. Kjøp blir registrert som et medlemskjøp når ditt medlemskort brukes, og da registreres bl.a. beløp, det enkelte produkt som kjøpes og kjøpstidspunkt. Tilsvarende informasjon kan bli registrert når ditt medlemskort brukes hos samarbeidspartnere for å få medlemsbonus.

 

b) Ved bruk av Coops nettsider
Dersom du er inne på våre nettsider, vil vi for en tidsperiode registrere visse opplysninger gjennom såkalte cookies (informasjonskapsler) og IP-adressen som er knyttet til din datamaskin. Det samme gjelder ved bruk av Coops apper, herunder Coops apper for mobil og nettbrett, samt andre apper på sosiale medier og andre nettsider. For nærmere informasjon se «Coops personvernpolicy for digitale løsninger».

c) Elektronisk informasjon
Dersom du ønsker å få tilsendt elektronisk informasjon fra Coop, for eksempel kundeavis, informasjon om ditt medlemskap og/eller tilbud om produkter eller tjenester, kan vi skredder-sy utsendelsen til deg. Vi registrerer da, i tillegg til hva vi har beskrevet over, den informasjon du gir oss for dette formålet, så som preferanser og elektronisk kontaktinformasjon.

d) Opplysninger fra andre kilder
I noen tilfeller innhenter vi tilgjengelige personopplysninger om deg også fra andre kilder.

Et eksempel på det er innhenting av kontaktinformasjon (for eksempel adresse og telefonnummer) fra Folkeregisteret. For å tilpasse våre medlemstilbud og tjenester til deg vil vi kunne innhente for eksempel analysedata og systematiserte personopplysninger mv. fra våre samarbeidspartnere i medlemsprogrammet. I den grad slike opplysninger benyttes av Coop, for eksempel i kommunikasjon med deg, vil det bli gitt slik informasjon som personopplysningsloven krever.

Hvorfor behandler vi opplysningene om deg og hva brukes opplysningene til?

Formålet med å behandle de personopplysninger vi registrerer om deg er i første rekke å sikre nødvendig grunnlag for å beregne kjøpeutbytte og eventuell medlemsbonus- eller rabatter mv. opptjent gjennom medlemsprogrammet. Samvirkelaget har også behov for dine personopplysninger for å håndtere ditt innskudd på en forsvarlig måte. Ut over dette registreres opplysningene om deg fordi vi ønsker å gi deg fullgod medlemsservice.

Vi behandler også registrerte personopplysninger, herunder kjøpsopplysninger, slik at vi har mulighet til å varsle deg hvis et produkt du har kjøpt kan vise seg å være skadelig eller lignende. Vi behandler i tillegg registrerte personopplysninger herunder din kontaktinformasjon, slik at vi kan sende deg informasjon og tilbud på e-post og/eller mobil, så fremt du har bedt om dette. Så fremt du har samtykket, behandler vi dessuten registrerte personopplysninger, som nevnt ovenfor, slik at vi kan tilpasse medlemskapet til deg og dine preferanser. Blant annet kan vi tilpasse medlemstilbud (f.eks. produkttilbud og annen markedsføring fra Coop eller samarbeidspartnere), medlemsinformasjon, nettsider, apper, digital kommunikasjon og de øvrige tjenester og fordeler som tilbys våre medlemmer.

Slik tilpasning gjøres på bakgrunn av analyse og lagring av bl.a. kjøpsopplysninger og bruk av ulike segmenteringsmodeller, f.eks. slik at vi kan gruppere deg inn under en av våre kunde/personprofiler. Du vil få informasjon dersom slike profiler er benyttet til å sende deg tilpasset markedsføring.

I noen grad kan kjøpsopplysninger brukes som grunnlag for å utarbeide driftsmessige analyser og statistikker. Dette gjøres blant annet i forbindelse med tilpasning og utvikling av Coops kjeder og butikknett i forhold til medlemmenes ønsker og behov, herunder tilpasning av produktutvalg, prisnivå mv. Til dette formålet er alle opplysninger fullt ut anonymisert slik at ingen opplysninger kan knyttes til deg eller andre enkeltpersoner. Våre behandlingsrutiner gir deg trygghet for at opplysningene vi registrerer om deg ikke kommer på avveie eller brukes på noen annen måte enn du har gitt samtykke til.

Ditt samtykke, og din adgang til å trekke tilbake ditt samtykke til analyse

Vi ønsker ditt samtykke for å sende deg informasjon og medlemstilbud via e-post og mobil.

Videre trenger vi ditt samtykke for å kunne analysere personopplysninger, herunder kjøpsopplysninger, som nevnt ovenfor. Dersom du ønsker å trekke tilbake et avgitt samtykke, eller for øvrig ønsker å reservere deg mot telefonsalg eller annen markedsføring, kan du gjøre det på coop.no/minside. Alternativt kan du kontakte Coop Kunde -og medlemsservice. Telefon 815 22 515. Åpent alle hverdager kl. 8.30 - 16.00.

Tilbaketrekking av samtykke til analyse av kjøpsopplysninger mv. vil medføre at vi ikke lenger vil kunne tilpasse dine tilbud (f.eks. skreddersydde tilbudskuponger), kommunikasjon, nettsider, apper og øvrige tjenester og fordeler som vi tilbyr våre medlemmer.

Leverer vi ut opplysningene som er registrert om deg?

Vi leverer ikke ut registrerte opplysninger om deg til andre organisasjoner eller virksomheter uten ditt frivillige, uttrykkelige og informerte samtykke. Dersom du gir et slikt samtykke, vil vi bare utlevere opplysningene innenfor det formål samtykket omfatter.

Databehandlere

Vi kan la underleverandører (samarbeidspartnere) stå for den tekniske delen av data-behandlingen. Databehandleren skal etter avtale med oss behandle personopplysningene dine på den måten vi bestemmer. Vi pålegger databehandleren å sørge for en forsvarlig informasjonssikkerhet og sletting av personopplysninger.

Hvem har tilgang til informasjonen om deg?

For å forsikre oss om at opplysningene vi samler inn behandles på en betryggende måte, er det bare kvalifiserte ansatte som har tilgang til dine personopplysninger. Tilgangsrettighetene er tilpasset daglige brukerbehov hos for eksempel Medlemsservice. Antallet ansatte med tilgang til all medlemsinformasjon er begrenset. I tillegg har vi gode interne rutiner for hvordan personopplysninger skal behandles. Adgangen til informasjonen er sikret med adgangskontroll og passord. Vi benytter oss av avansert teknologi for å hindre at uvedkommende kommer inn på våre systemer og får tilgang til informasjon.

Kan du få innsyn i eller endre opplysninger som er registrert om deg?

Som medlem i Coop har du rett til innsyn i de opplysninger vi har registrert om deg og rett til informasjon om den behandling av opplysningene som Coop foretar og som er beskrevet ovenfor. Innsyn kan du få ved å logge inn på Min side på www.coop.no. Her vil sentrale opplysninger fremgå. Ønsker du et mer utvidet innsyn og mer informasjon kan du kontakte Coop Medlemsservice via coop.no eller på tlf. 815 22 515.

Vi har felles interesse i at de opplysninger du har gitt oss adgang til å registrere, er korrekte og fullstendige. Dersom du ønsker å endre opplysninger vi har registrert om deg som Coop-medlem, kan du gjøre dette på Min Side eller ved å kontakte Kunde -og medlemsservice eller på telefon 815 22 515.

Ønsker du som medlem å få elektronisk informasjon kan du avgi samtykke ved innmelding eller på Min Side. Der vil du kunne lese mer om hva samtykket omfatter. Du kan når som helst trekke samtykket tilbake enten ved å bruke tilbakemeldingsfunksjonen i den e-posten du mottar jevnlig, gjøre endringer på Min Side eller ved å kontakte Kunde -og medlemsservice eller på telefon 815 22 515.

Hvordan sletter Coop opplysninger som er registrert om deg?

Så lenge ditt medlemskap består vil registrerte opplysninger ikke bli slettet. Ved utmelding vil alle opplysninger om deg slettes, dog med unntak av de opplysningene som Coop som følge av regelverket i bokføringslov og –forskrifter er forpliktet til å lagre i en periode på 10 år. Dette gjelder blant annet navn, adresse, statusopplysninger om medlemskapet, opplysninger om medlemskortet og kjøps- og bonusberegningsopplysninger. Kjøpsdata slettes automatisk etter 2 år, med de unntak som følger av øvrig lovgivning.